Sisältää henkilörekisterin

Olen aikaisemmin kirjoitellut Kansallisarkiston digitaalisen toimittamisen kokemuksistani. Sehän toimii sinänsä ihan hyvin ja viime aikoina olen aineistot saanutkin noin kahdessa viikossa. Tai olisin voinut saada, ellei niistä olisi "muodostunut henkilörekisterejä". 

Rajoituksen perusteluna on edelleen 

Rajoituksen peruste

Sisältää viranomaisen henkilörekisterin, jonka sähköinen käyttö tai kopion vastaanottaminen edellyttää käyttäjältä henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaista oikeutta tietojen käyttöön. (JulkL 16 § 3 mom)

En tätä edelleenkään oikein niele. 

Nostan edelleen saman esimerkin kuin viimeksikin. Hämeen läänin kansanhuoltopiirin arkiston saapuneet asiakirjat -sarjan Ea:1 on digitoitu julkiseksi ja Ea:2 "henkilörekisteriksi".

Sisältöhän näissä on tismalleen samaa. Viranomaisen kirjeitä viranomaiselle. Ja tulkitsen niin, että siitä jollain taikatempulla tulee digitaalisessa muodossa "henkilörekisteri", koska viranomainen on luonnollisesti nimellään varmentanut kirjelmiä.

Melkein voisi laittaa pienimuotoisen veikkauksen. Kumpi tapahtuu ensin: se, että nämä tulkitaan paremmin vai se, että Astiaan kirjautumalla näkee rajoitetut digitaaliset paperit muuallakin kuin Kansallisarkiston verkossa?

Digitointihommista, taas

Viimeisin digitaalinen toimitus alkoi saatesanoilla:

"Tilaamanne arkistoyksikkö on tutkittavissa Kansallisarkiston tutkijasalien asiakaspäätekoneilla ilman tunnistautumista Astian verkkopalveluun. Aineisto on julkisesta, mutta henkilötietoja sisältävää tietoaineistosta. Tämän takia sitä ei voida näyttää vapaasti tietoverkossa. Sen käyttö ei vaadi henkilökohtaista käyttöoikeutta, mutta sitä voi tutkia ainoastaan Kansallisarkiston tutkijasalien sisäverkon asiakaspäätekoneilta."

Jatkan siis operaatiota, jossa digitaalisen toimittamisen puitteissa yritän saada tutkimusainehistoa, Hämeenlinnan kohta entisestä toimipisteestä, Hämeen läänin kansanhuoltopiirin materiaalista. Nyt mennään yhdeksässä toimitetussa, joista kaksi julkista, kuusi "henkilörekisteriä" ja yksi "arkaluontoinen". 

No juu, jatkan tätä siis. 

Kansallisarkiston kotisivuilla digitaalisesta toimittamisesta lausutaan näin juhlallisesti!

"Aineistojen käytöstä yhä saavutettavampaa

Digitaaliseen toimittamiseen siirtymisen taustalla on ennen kaikkea asiakaskäyttäytymisen muutos. Tutkijasalissa asiointi on yhä harvemmin asiakkaalle mielekäs tai mahdollinen asiointimuoto esimerkiksi aukioloaikojen tai pitkien etäisyyksien vuoksi.

Tietoaineistojen käytön painopiste on viime vuosina siirtynyt yhä enemmän digitaalisiin aineistoihin. Niiden käyttöä tehostavat uudet teknologiat kuten koneellinen tekstintunnistus.

Digitaalinen toimittaminen mahdollistaa aineiston aika- ja paikkariippumattoman käytön. Arkistolöydöt voi halutessaan helposti jakaa verkkoyhteisöissä muiden aiheesta kiinnostuneiden kanssa.

Fyysisen käsittelyn väheneminen edesauttaa myös ainutkertaisten alkuperäisaineistojen säilymistä."

Käydäänpäs läpi tätä hieman. Ensimmäisenä on asiakaskäytöksen muutos. Tämä on viimeisen vuosikymmenen suosikkilaulu, entistä enemmän digitaalisten välineiden kautta jne. Mutta edelleenkään ei kaikki. Ja tähän nyt on pakko jo kommentoida, että miten näiden kanssa, joista tulee rajoitettuja digitoitaessa ja pitää suorittaa itsensä joka tapauksessa Kansallisarkiston tutkijasalin tietokoneelle! Entä tämä suhteessa paikkojen sulkemiseen?

Toisena: joo, koneellinen tekstintunnistus on jees varsinkin vanhoissa käsialoissa. 

Otetaan seuraava ihan kokonaan uudelleen tähän - "Digitaalinen toimittaminen mahdollistaa aineiston aika- ja paikkariippumattoman käytön. Arkistolöydöt voi halutessaan helposti jakaa verkkoyhteisöissä muiden aiheesta kiinnostuneiden kanssa." Mutta kun ei mahdollista eikä voi jakaa. Tämä on kaunis haavekuva, jonka toki mieluusti näkisin tulevan toteen. 

Neljäs on sinänsä hyvin validi pointti asiakirjojen säilymisen kannalta. Joskus KA:n riveissä ollessani ehdotin, että digitoisivat kaikki itsenäisyyden ensimmäisen muutaman vuoden paperit. Ne on tarpeeksi vanhoja + se paperi tuhoutuu käsiteltäessä.

Loppuun ehdotus!

Helsingin tutkijasalin ollessa väistössä, olisi erinomaista ottaa käyttöön digitaalinen toimittaminen yksittäisten tilausten tekijöille. Ei väkisin vaan vaihtoehtona. Siinähän saisi säästettyä tutkijasalin penkkejä ja arkistomappien roudaamista. (Jos vaikka sitten vain niitä yli satavuotiaita...)

Jos nimittäin luette Kansallisarkiston tilinpäätöstä vuodelta 2025 ja katsotte Helsingin asiakas ja toimitusmääriä. Sieltä tulee laskennallisesti 40 asiakasta per aukiolopäivä ja 125 toimitettua lainaa per aukiolopäivä. Siinä on aikamoista urakointia vielä tiedossa... 

Toinen ehdotus, kun tuli mieleen. Kaikki kartat ja piirustukset voisi toimittaa suoralta kädeltä digitaalisena. Niissä ei edes pitäs mitään syytä olla rajoittamiseen. Ottaen vielä huomioon sen, että KA:n mukaan niitä ei ole mahdollista välttämättä toimittaa väistöhommien aikana.

Paitsi tässä: https://astia.narc.fi/uusiastia/kortti_aineisto.html?id=9735776138 

Kertokaa taas, jos käsitätte. 

Majuri Peura tutkii joukkueen sotapäiväkirjaa. SA-kuva

Digitaalista hommaa

Tekeepä mieleni kirjoittaa muutama sana Kansallisarkiston digitaalisesta toimittamisesta, joka on nyt ollut Hämeenlinnan toimipaikan aineistojen ensisijainen toimitustapa. 

Kansallisarkiston sivuilla digitaalisesta toimittamisesta todetaan seuraavaa:   

Digitaalinen toimittaminen on Kansallisarkiston tarjoama palvelu, jolla saat tilaamasi tietoaineiston sähköisesti Astia-palveluun, yleensä noin kahden viikon kuluessa tilauksesta.

Digitaalisen toimittamisen puitteissa voi tilata yhden arkistoyksikön kerrallaan. Kaikki, jotka ovat aineistolähtöistä tutkimusta tehneet, tietävät, ettei tämä riitä niin sanotusti mihinkään. Paitsi toki joskus tosi hyvällä tuurilla.. No, yksi kerrallaan siis.

Tämän takia aloin ennakoimaan todella rankasti! 

Jotka ovat juttujani lukeneet tietävät ehkä, että kansanhuoltoministeriön tekemiset ovat kiinnostaneet minua. Hämeenlinnassa on säilössä  Hämeen läänin kansanhuoltopiirin arkisto, joten siihen tartuin. Jotta voisi "joskus 2040-luvulla tms" tutkia vaikka digitaalisena Hämeen läänin kansanhuoltopiirin materiaalien avulla kyseistä järjestelmää, niin olen nyt tilannut digitaalisena sarjaa E Saapuneet asiakirjat. Olen nyt saanut tilatuksi ja toimitetuksi arkistoyksiköt Ea:1-8! Hurraa.

Ensimmäinen oli "great success", eli se digitoitiin ja alla olevasta linkistä voi ihastella viranomaisen kirjeenvaihtoa vuodelta 1939! Seuraavaa putkeen! 

Ea:1 Kansanhuoltoministeriöltä ja lääninhallitukselta saapuneet kirjeet

Mutta mitäs sitten tapahtui. Ea:2 Kansanhuoltoministeriöltä saapunet kirjeet

Aineistolla on käyttörajoitus. 

Rajoituksen peruste

Sisältää viranomaisen henkilörekisterin, jonka sähköinen käyttö tai kopion vastaanottaminen edellyttää käyttäjältä henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaista oikeutta tietojen käyttöön. (JulkL 16 § 3 mom)

Rajoituksesta seuraa

Kopioiminen kielletty

Mahdolliset digitaaliset ilmentymät ovat nähtävissä vain valvotuissa olosuhteissa

Käyttörajoituksen voimassaoloaika

31.12.1940 - 01.01.2041

Asia selvä? Viranomaisen, eli kansanhuoltoministeriön, alaiselleen viranomaiselle lähettämää viranomaiskirjeenvaihtoa. Näissä ei ole mitään hakemistoa henkilöihin, koska se on diaarissa jotka on sarjassa A Diaarit. Henkilötiedot siis ovat viransuorituksessa tehtyjä allekirjoituksia. Ehkä en vain ymmärrä, kertokaa.

Operaatio jatkuu. Ea:3, sama homma. Ea:4, jossa myös saapuneet kirjeet ovat viranomaisen henkilörekisteri. 

Mutta sitten! Saman sarjan tismalleen samaa kamaa sisältävä Ea:5 onkin julkisesti saatavissa. Hip hei!

Loogisesti Ea:6 ja Ea:7 jatkavat elämäänsä henkilörekisterinä. Puolestaan Ea:8 vaikuttaa aivan paljon järkevämmin rajoitetulta.

Siis kyllähän näihin metamorfoosin kokeneiden saapuneiden asiakirjojen äärelle pääsee "valvoituissa olosuhteissa" eli Kansallisarkiston sisäverkossa. Minua hämmästyttää tässä myös se, että paperisena nämä eivät olleet käyttörajoitettuja.

Mutta nyt hei, Kansallisarkiston päärakennus menee remonttiin ja palvelut siellä kiinni tänä päivänä, kun tätä kirjoitan eli 27.2.2026. Hämeenlinna suljetaan, Turku siirtyy digitaaliseen toimittamiseen, Jyväskylä sama juttu. Että mihinkä sitten pitäis mennä, kun omalta koneelta kirjautuminen ei riitä?